Аналитическая записка
Аналитическая записка — документ, содержащий обобщенный материал о каких-либо исследованиях.
Целью написания аналитической записки, как правило, есть визуализация, формулирование проблемы или концепции, а также формулирование выводов. Обязательно предложение вариантов решения проблем(ы), которые базируются на доступной информации.
Структура аналитической записки
Жестких требований к структуре или объему аналитической записки не предъявляется. Базовый вариант структуры аналитической записки может состоять из следующих частей:
Аннотация;
Содержание
Введение
Основная часть
Заключение
Подпись
Приложения
Аннотация
В аннотации кратко излагается суть содержания документа, причины и обстоятельства его появления, цели и задачи объекта, методы исследования, обоснование и полученные результаты. Каждый из этих параметров начинается с абзаца. В аннотации указываются используемые источники информации. Размер аннотации не должен превышать 2/3 страницы формата А4.
Содержание
Включает в себя наименования всех структурных частей документа с указанием номеров страниц, на которых размещается начало каждой части.
Введение
Включает в себя несколько составных частей, которые не выделяются подзаголовками, но присутствуют в обязательном порядке. Введение включает в себя постановку проблемы (то есть ее предназначение, характеристику основных методологических принципов при ее изучении, четко сформулированную цель, причины и основания исследования, круг вопросов, подлежащих рассмотрению). Разъясняется, какая методика использовалась при обработке информации.
Основная часть
Излагается суть исследования. В логической последовательности дается изложение исследуемых вопросов темы (выделенных, как правило, в подразделы) на основе самостоятельного изучения источников и привлечения, где это необходимо, исследовательской и иной литературы. Поэтапный анализ и обобщения. Выдвижение гипотез, версий и их обоснование. Состоит из разделов и подразделов.
Заключение
В конце Аналитической записки должны быть обязательно Выводы, Прогноз и Предложения (Рекомендации). Строятся они на основании результатов анализа материалов, приводимых в разделах, но не повторяют их, а обобщают.
Основные требования к выводам:
непротиворечивость и жесткая логическая взаимосвязь с основным текстом подраздела;
отсутствие прямых повторений текста раздела;
недопустимость выводов, не обоснованных основным текстом;
выводы должны характеризовать рассматриваемый период или явление;
в обязательном порядке выводы должны содержать общие прогнозные оценки протекания процессов на ближайшую перспективу;
подводится общий итог исследований по указанной тематике;
текст выводов должен быть краток.
Исходя из выводов, указывается перечень мероприятий, предложений или их варианты для предотвращения причин, следствий того или иного события, а также прогнозируются те события, действия, которые могут произойти, если не выполнить или не принимать во внимание данные выводы и предложения.
Вводные и заключительные части выделяются курсивом.
Объем итогового заключения не должен превышать одной страницы.
Подпись
В конце Аналитической записки, под выводами и предложениями должна быть отметка об исполнителе, включающая в себя ответственных исполнителей данного документа с указанием их должностей в организационной структуре а также дата подписи и номера служебных телефонов.
Приложения
Приобщаются подробные различные таблицы, графики, условные обозначения, глоссарий, математические формулы и расчеты, а также иная второстепенная информация, дополняющая основную часть документа. Список использованных источников и литературы, составляется при необходимости и по требованию руководства.
Рекомендации по написанию аналитической записки
Весь текст аналитической записки должен был направлен на достижении цели. Целей может быть несколько, но лучше, чтобы их было немного, еще лучше — одна.
Если Вы пишете аналитическую записку самостоятельно, обязательно запрашивайте информацию у своих коллег из других структурных подразделений или сторонних организаций — это повысит объективность аналитической записки.
При подготовке документа необходимо использовать имеющиеся методики сбора информации и сопоставления фактов.
Факт как таковой содержит в себе недостаточно смысла, если его не рассматривать в сочетании с некоторыми другими фактами или не указать на его значение.
Текст аналитической записки должен быть понятен, научные термины, выражения, которые используются при исследовании той или иной проблемы необходимо заменять понятиями для широкой аудитории. В случае невозможности их заменить иными, они могут быть оставлены, но обязательно приводиться в приложении и раскрываться подробно.
Общий размер аналитической записки, без приложения должен быть не более 7-12 страниц.
Основные разделы аналитической записки начинают каждый раз с новой страницы.
Листы аналитической записки брошюруют только после утверждения текста руководителем подразделения.
При использовании электронных документов, с разными стилями изложения, шрифтов и т. п. необходимо обязательно переформатировать и привести данные к тем техническим характеристикам, которые приняты в компании.
Для презентаций аналитическую записку при необходимости следует переплести в плотные обложки и оформить текст, графики и диаграммы в цвете.
Аналитическая записка должна быть тщательно выверена ответственным исполнителем и подписана им, а затем передана на проверку, согласование, коррекцию руководителю подразделения, который внимательно изучает данный документ, вносит изменения с согласия автора. После корректировки руководитель подразделения подготовленный документ передает руководителю оргструктуры на рассмотрение. В случае выявления каких-либо неточностей, ошибок и т. п. в документе исполнитель вносит изменения и передает его в двух экземплярах вместе с электронной версией через своего руководителя подразделения руководителю оргструктуры.
